Что такое счёт на оплату
Счёт на оплату — это документ, который продавец направляет покупателю, чтобы подтвердить договорённость о поставке товаров, выполнении работ или оказании услуг. Он содержит информацию о товаре или услуге, сумме, сроках и реквизитах сторон.
Хотя счёт не является обязательным документом по закону, он помогает систематизировать расчёты и упорядочить документооборот между контрагентами. Счёт может быть оформлен как в бумажном, так и в электронном виде. Он не связан с НДС и может применяться при любом режиме налогообложения — ОСНО, УСН, ПСН или ЕСХН.
Когда счёт на оплату обязателен
Формально выставление счёта не требуется ни Налоговым кодексом, ни бухгалтерскими стандартами. Но в ряде случаев его составление становится необходимым на практике, например:
если условия договора предусматривают оплату на основании счёта;
при предоплате или авансовом платеже за услуги, аренду или поставку;
когда клиенту нужно официальное подтверждение суммы и реквизитов для перевода;
если стороны не заключали отдельного договора, а счёт выступает в роли оферты — письменного предложения о заключении сделки (как указывает «Главная книга», оплата такого счёта считается акцептом, и договор считается заключённым).
Таким образом, счёт — удобный инструмент для упрощённого оформления сделки и подтверждения договорённостей между контрагентами.
Счёт на оплату и счёт-фактура — в чём разница
Многие предприниматели путают счёт на оплату и счёт-фактуру, хотя это два разных документа.
Счёт на оплату — документ свободной формы, который используется для уведомления покупателя о сумме и реквизитах для оплаты. Он не является обязательным и может применяться всеми компаниями, вне зависимости от режима налогообложения.
Счёт-фактура, напротив, — это строго регламентированный документ, предназначенный для подтверждения факта реализации товаров или услуг и начисления НДС. Он обязателен только для организаций и предпринимателей, работающих на общей системе налогообложения (ОСНО) и являющихся плательщиками НДС.
Если вы находитесь на УСН, ЕСХН или патенте, оформлять счёт-фактуру не нужно — достаточно обычного счёта на оплату. Кроме того, счёт-фактура имеет установленную законом форму и должна быть составлена не позднее пяти календарных дней с момента отгрузки или оказания услуги. Она хранится не менее пяти лет, тогда как счёт на оплату можно хранить по внутренним правилам компании.
Таким образом, счёт на оплату выполняет информативную и организационную функцию, а счёт-фактура — налоговую и отчётную.
Какие реквизиты нужно указать в счёте на оплату
Унифицированной формы нет, но по рекомендациям бухгалтерских изданий («Главная книга», «СПП», «Контур» и др.) счёт должен содержать следующие данные:
1. Название документа — «Счёт на оплату №... от ...».
2. Дату и номер счёта.
3. Реквизиты продавца (исполнителя): полное наименование, ИНН, КПП; юридический адрес; банковские реквизиты (банк, БИК, расчётный и корреспондентский счёт).
4. Реквизиты покупателя (плательщика): название компании или ФИО; ИНН, адрес; при необходимости — расчётный счёт.
5. Список товаров или услуг: наименование, количество, цена, единица измерения, сумма
6. Итоговая сумма — цифрами и прописью, с выделением НДС (если применяется).
7. Срок оплаты — например, до определённого числа.
8. Основание — номер договора или оферты.
9. Подписи ответственных лиц (руководителя, бухгалтера) — не обязательны, но повышают доверие.
10. Печать — по желанию, особенно если документ отправляется электронно.
Как выставить счёт на оплату онлайн: пошаговая инструкция
Быстро и бесплатно выставить счёт онлайн можно через бухгалтерию Site.pro. У программы есть платные тарифы, но кабинет сотрудника и функция выставления счетов доступны бесплатно в неограниченном объёме.
Шаг 1. Войдите в личный кабинет
Для начала зарегистрируйтесь или войдите в систему.
Если вы ведёте несколько организаций или ИП, выберите нужную. Система автоматически подставит ваши реквизиты.
Шаг 2. Укажите компанию
После авторизации откройте раздел «Основная деятельность → Продажи» и выберите пункт «Выставить счёт».
Шаг 3. Заполните данные покупателя
Начните вводить название компании — если клиент уже есть в базе, он появится в списке. Если нет, создайте новую карточку:
введите ИНН, адрес, контактные данные и при необходимости отметьте пункт «Отправлять напоминания о долге».
Шаг 4. Добавьте товары или услуги
Укажите позицию, единицу измерения, количество и цену. При необходимости добавьте скидку и выберите ставку НДС (или «без НДС»).
Шаг 5. Задайте срок оплаты
Определите дату, до которой клиент должен оплатить счёт. Это поможет отслеживать просрочки и автоматизировать напоминания.
Шаг 6. Сохраните документ
Нажмите «Сохранить» — система автоматически присвоит номер и дату.
Теперь вы можете:
Распечатать счёт — выберите шаблон, формат (PDF, Word и др.) и нажмите «Создать».
Отправить по e-mail — укажите адрес клиента, тему письма и при необходимости добавьте комментарий
Если у вас используется собственная серия номеров для документов, настройте её в разделе «Справочники → Склад → Документ» и активируйте опцию «Распечатать счёт».
Преимущества использования онлайн бухгалтерии
Выставлять счета через бухгалтерскую программу удобно как для ИП, так и ООО:
реквизиты подставляются автоматически;
можно настроить автонумерацию и напоминания об оплате;
счета хранятся в облаке и доступны в любой момент;
система отслеживает статус оплаты и связывает счёт с поступившими платежами;
меньше риска ошибок в реквизитах и расчётах.
Программа служит хранилищем файлов, а продвинутые тарифы позволяет автоматизировать создание и контроль бухгалтерской отчётности, такой как КУДиР и налоговые декларации. Также разработчики Site.pro усовершенствовали функцию автоматического распознавания счетов: можно загрузить счёт любого формата в систему, и программа оцифрует его самостоятельно менее, чем за 30 секунд. Если вы работаете с большим количеством счетов, этот инструмент позволит сэкономить время и силы.
Заключение
Счёт на оплату — это простой, но важный инструмент для любого бизнеса. Он помогает ускорить расчёты, избежать недоразумений и поддерживать порядок в бухгалтерии.
Использование онлайн-бухгалтерии позволяет создавать, отправлять и хранить счета автоматически, экономя время и снижая риск ошибок. Главное — убедитесь, что вам нужен именно счёт на оплату, а не счёт-фактура, если вы не являетесь плательщиком НДС.