Документооборот на базе SharePoint
Организации вводят электронный документооборот независимо от величины штата – это удобное и современное решение, позволяющее ускорить бизнес-процессы и сэкономить бюджет компании.
Какие задачи решает электронный документооборот
Кроме того, что подобные системы упрощают взаимодействие между сотрудниками фирмы и ее филиалов, они помогают в решении широкого спектра задач:
• систематизированное хранение документации (подходит как государственным предприятиям, так и частным фирмам);
• создание документов по готовым шаблонам;
• подготовка проекта документации с последующим согласованием;
• защита от незаконного доступа и уничтожения;
• распределение бумаг по заданным критериям;
• быстрый поиск договоров и отчетов;
• предоставление доступа к базе независимо от времени суток.
Документооборот на SharePoint позволяет регистрировать входящие документы, работать с заявками, проводить рассмотрение конкретных документов. Руководителям не нужно следить за каждым шагом подчиненных – можно настроить контроль исполнения поручений. То есть в программе согласовывать, визировать, уведомлять об изменениях, автоматически оповещать о сроках подготовки документации.
Благодаря встроенным шаблонам не придется создавать рабочие-процессы с нуля, они подготовлены под все популярные задачи. Также система разрешает составлять индивидуальные шаблоны под каждого клиента.
Системы электронного документооборота на SharePoint охватывают все стадии работы с документами, начиная от создания и заканчивая контролем исполнения.
Преимущества ведения документооборота в SharePoint
SharePoint – программный продукт Microsoft, который поможет сотрудникам компании и руководителям эффективно взаимодействовать и обмениваться информацией в единой платформе.
Ведение документооборота в SharePoint имеет свои преимущества:
1. Версионность – программа хранит несколько версий документа, в каждую из которых внесены свои изменения. Версии можно просматривать и восстанавливать.
2. Разграничение прав – сотрудникам выдаются права в зависимости от их должности, что защищает от путаницы и незаконного изменения файлов.
3. Совместная работа – над проектом могут одновременно трудиться несколько специалистов, даже если они находятся далеко друг от друга.
4. Интеграция со службой ActiveDirectory, продуктами Microsoft и почтовыми сервисами для оперативного обмена информацией.
5. Поддержка мобильного представления для работы с планшета и смартфона.
SharePoint обладает современным интерфейсом, максимально понятным для всех категорий пользователей. Система удобная и гибкая, постоянно развивается и активно поддерживается разработчиками Microsoft.
Система электронного документооборота SharePoint помогает упорядочить процессы в организации, оперативно делиться данными, искать свежие и устаревшие договора, планировать работу над бумагами.
